Najważniejsze elementy sprawozdania z umów sponsoringowych

Najważniejsze elementy sprawozdania z umów sponsoringowych

Dokument ten jest wymagany w szczególności przez sponsorów, którzy angażują spore środki na sponsoring jak spółki skarbu państwa, które swoją współpracę opierają właśnie na tym dokumencie. Szczegóły dotyczące ilości sprawozdań w ciągu roku oraz jego treść zapisana jest w umowie jako jeden z jego załączników. Zazwyczaj okres sprawozdawczy liczony jest kwartalnie.

Sprawozdanie ma za zadanie potwierdzić wykonanie wszystkich zobowiązań sponsorowanego względem sponsora. W przypadku dużych projektów jak sponsor tytularny logo lub nazwa firmy pojawia się praktycznie wszędzie, wtedy taki dokument posiada nawet 20-30 stron. Sprawozdanie składa się  z części pisemnej, czyli dokumentu z opisem oraz nośnik w postaci płyty lub pendrive, na którym znajdują się zdjęcia, print screeny, statystyki.

Na samym początku dokumentu powinien znaleźć się opis wydarzenia/projektu z podstawowymi danymi, jak strony umów, nazwa wydarzenia, organizator oraz współorganizatorzy wydarzenia. W dalszej części umieścić powinniśmy tabelę wraz ze świadczeniami z umowy oraz informacje o realizacji danych zobowiązań. Kolejny ważny punkt to informacje dotyczące prezentacji marki, a więc sposób wygląda prezentacja firmy względem reszty sponsorów, grupa docelowa odbiorców wydarzenia czy nawet lista osób VIP biorących udział w projekcie.

W sprawozdaniu nie możemy zapomnieć o pokazaniu działań promocyjnych w naszych mediach społecznościowych oraz na naszej stronie internetowej. W tym punkcie należy opisać każdy post z logiem lub nazwą sponsora wraz z jego dotarciem. Często wymagane są w tym przypadku print screeny danego posta. Co do strony internetowej należy przedstawić ilość wyświetleń strony oraz umiejscowienie loga sponsora. Warto również pochwalić się ilością kibiców na poszczególnym meczu lub pojedynczym wydarzeniu. Ostatnim elementem, który wzbudza wiele kontrowersji w branży to badanie ekwiwalentu dla marki, czyli raport medialny. Tworzony jest przez wyspecjalizowaną firmę w badaniach monitoringu mediów. Pokazuje on dotarcie marki między innymi w prasie, radiu, Internecie czy telewizji dzięki działaniom sponsoringowym danego podmiotu oraz koszt jaki normalnie poniosłaby firma za standardowe działania reklamowe w tym obszarze.

Raport ten tworzy się w przypadku dużych umów sponsoringowych. Wiele osób twierdzi, że badania te nie są do końca precyzyjne i rzeczywiste kwoty reklamy powinny być niższe. Patrząc na umiejscowienie oraz wielkości loga lub nazwy nie są równe standardowej reklamie w mediach. Jak widzicie sprawozdanie z umowy sponsoringowej może zająć nam wiele czasu, ale obrazuje dotarcie marki angażującej się w sport. Naszym zdaniem sprawozdanie powinno pisać się dla każdego sponsora. Z pewnością nie tak bardzo rozbudowane, ale ogólne sprawozdanie opisujące roczną współpracę jest dobrą kartą przetargową w rozmowach na temat nowej umowy. Jeśli szukasz pomocy przy stworzeniu takiego sprawozdania napisz do nas. Oferujemy również usługę tworzenia sprawozdań dla sponsorów. Pokażemy Ci jak powinno wyglądać sprawozdanie na przykładach Twoich sponsorów.

Dodaj komentarz